01 — La giornata di esempio

Per i collaboratori

Prima capire. Poi fare.

Al mattino impara come funziona un assistente IA, come formulare una buona richiesta e che cosa può e non può inserirvi. Al pomeriggio affronta le sue attività. Circa un quinto della giornata è spiegazione. Il resto è dimostrazione, esercizio e lavoro sulle proprie attività.

Mattino: le basi

dalle 08:45 alle 12:30

08:4515 minuti
Arrivo, verifica degli accessi e misurazione iniziale

Ognuno apre l'ambiente IA della propria organizzazione e compila una scheda: tre attività che richiedono molto tempo, quanto spesso usa oggi l'IA, che cosa si aspetta e che cosa la preoccupa.
- La tecnologia che non funziona è meglio sistemarla adesso che più tardi
- Senza un quadro iniziale, alla fine non vede che cosa è cambiato
In mano: tutti hanno effettuato l'accesso, il formatore sa a che punto è il gruppo
09:0090 minuti
1. Che cos'è un assistente IA, e che cosa non è

Un modello linguistico prevede ogni volta il frammento di testo successivo, sulla base di moltissimo testo letto. Non conosce fatti, conosce schemi ricorrenti. Il formatore lo mostra su un caso riconoscibile e lascia volutamente un errore. Poi, a coppie, pone tre domande all'IA, una delle quali è un tranello.
- Come funziona un modello linguistico (LLM), in parole semplici
- Che cos'è il contesto: non sa nulla della sua organizzazione, a meno che non glielo fornisca lei
- Perché a volte inventa qualcosa con grande sicurezza, e come riconoscerlo
- In che cosa è bravo, e dove fallisce in modo strutturale: fatti, fonti, attualità e giudizio
SpiegazioneDimostrazione dal vivoEsercizio a coppieIn mano: per ogni risposta come la verifica, e la sua lista di attività per il pomeriggio
10:30
Pausa
10:4555 minuti
2. Formulare una buona richiesta

Un buon risultato nasce da un dialogo, non da un'unica domanda perfetta. Sviluppa la sua prima attività con la scheda della richiesta: compilare, eseguire, affinare due volte, verificare. Poi un collega legge il suo risultato e vi cerca un errore.
- Le quattro cose che mancano quasi sempre: che cosa vuole, per chi, con quale materiale, e quali requisiti deve soddisfare
- Perché un esempio fa più di una spiegazione
- Come far indicare separatamente all'IA ipotesi e incertezze
Scheda della richiestaAttività propriaVerifica di un collegaIn mano: la sua prima applicazione sviluppata
11:4050 minuti
3. Lavorare in sicurezza: che cosa si può inserire, che cosa mai

Un esercizio di classificazione a gruppi di tre: consentito, solo anonimizzato, mai. Il gruppo sceglie prima da sé, poi arriva la risposta. Quindi anonimizza l'input della sua prossima attività e un collega prova comunque a risalire a una persona. Anonimizzare riduce il rischio, ma non lo elimina. Che cosa è consentito in quale ambiente, lo stabilisce la sua organizzazione.
- Dati personali, documenti riservati, password e link interni
- Perché una decisione su una persona in linea di principio non può essere presa in modo interamente automatizzato, e che cosa dice in proposito il GDPR (articolo 22), con le eccezioni e le tutele
- Che cosa chiede il regolamento europeo sull'IA in materia di alfabetizzazione all'IA
- Riconoscere le istruzioni nascoste in un documento, un'e-mail o un sito web
Esercizio di classificazioneAnonimizzare il proprio materialeIn mano: un promemoria di una pagina e un input sicuro per il pomeriggio
12:30
Pranzo

Pomeriggio: la pratica

dalle 13:15 alle 16:30

13:1545 minuti
4. Da domande sparse a metodi di lavoro fissi

Ci sono tre modi di lavorare: chiede qualcosa e valuta la risposta, fissa un metodo di lavoro che riutilizza ogni volta, oppure fa eseguire una serie di passaggi entro limiti che stabilisce lei. A coppie, per un'attività ricorrente, definisce che cosa può fare l'IA, che cosa deve fare una persona, e quando ci si ferma.
- Quando si adatta quale forma: un'attività che torna ogni settimana merita un metodo di lavoro fisso
- Che cosa definire prima di delegare il lavoro: fonti, limiti, autorizzazione, logging, criterio di arresto
- Un modello operativo per l'IA in parole semplici: chi usa che cosa, per quali attività, chi controlla, che cosa registriamo, chi decide
DimostrazioneFoglio di progettazione per coppiaIn mano: un foglio con un momento di approvazione, un criterio di arresto e un responsabile
14:0090 minuti
5. Pratica: il suo lavoro

Il cuore della giornata. Due turni di circa trentacinque minuti sulle sue attività, anonimizzate. Nel mezzo, due partecipanti mostrano il loro risultato: uno riuscito e uno che si è bloccato. Bloccarsi è materia di apprendimento, non un fallimento.
- Scomporre la propria attività: quali passaggi, dove va il tempo, che cosa può prendere in carico qualcun altro
- Costruire la propria istruzione e darle un nome, così che domani possa usarla anche un collega
- Verificare a vicenda i risultati: chi crea è un cattivo giudice del proprio lavoro
Due turni di lavoroSosta in plenariaVerifica di un collegaIn mano: tre applicazioni sviluppate, con per ogni attività ciò che controlla lei stesso
15:30
Pausa
15:4545 minuti
6. Da lunedì: accordi e piano d'azione

Ogni partecipante racconta in un minuto quale attività svolgerà con l'IA da lunedì e che cosa controlla in prima persona. Il team fissa quattro accordi: che cosa facciamo, che cosa non facciamo, chi controlla, e a chi segnalare un dubbio. Il responsabile li legge ad alta voce e dice se li sostiene.
- Il modello operativo nella sua forma minima praticabile: quattro regole, non di più
- Un piano d'azione personale: tre attività, quando, quale punto di controllo, e che cosa riesaminerà tra due settimane
- Misurazione finale, valutazione e un attestato di partecipazione con gli argomenti trattati (non una certificazione)
Presentazioni breviAccordo di teamIn mano: un accordo su carta e un piano d'azione a persona

Onesti sul limite: nella giornata stessa costruisce un assistente e un'istruzione riutilizzabile. La delega di un'intera serie di passaggi la progetta su carta. Richiede il coinvolgimento della sua organizzazione IT e un ambiente di test, e non rientra in una giornata di formazione.

02 — Lo strumento della giornata

La scheda della richiesta

Una scheda. Dodici righe. Un risultato utilizzabile.

Molte delusioni con l'IA cominciano da una richiesta vaga. Questa scheda la usa per tutta la giornata, e poi ogni settimana. Chi scrive prima che cosa vuole esattamente, finisce prima.

Ruolo: Chi viene aiutato dall'IA, e in che tipo di organizzazione
Obiettivo: Che cosa deve risultare, in concreto e con una forma
Contesto: A che cosa serve, per chi, e che cosa sa già il lettore
Input: Il testo o il documento che l'IA può usare, anonimizzato
Approccio: In quali passaggi, e prima chiedere se qualcosa non è chiaro
Vincoli: Linguaggio comprensibile, non aggiungere nulla che non sia nell'input, nessun nome
Forma e lunghezza: Tabella, lettera o elenco, e quanto lungo
Criteri di qualità: Su che cosa lo valuterà poi
Verifica: Evidenziare tutto ciò che non proviene dall'input, e indicare a parte le ipotesi

03 — Al termine

Che cosa sanno fare i partecipanti

Sette cose che può vedere nella giornata stessa.

Gli obiettivi sono formulati in modo che durante la giornata possa constatare se sono stati raggiunti. Non "ha preso conoscenza di", ma "sa dimostrare che".

Spiegare con parole proprie che cosa fa un modello linguistico e perché a volte inventa qualcosa, con un esempio proprio.
Individuare in una risposta dell'IA un errore, un'ipotesi o una fonte mancante, e indicare come verificarli.
Scrivere una richiesta con obiettivo, contesto, input, vincoli e forma, e affinare il risultato in pochi scambi finché è utilizzabile.
Classificare quali informazioni sono consentite, quali solo anonimizzate, e quali non devono mai entrare nell'ambiente IA.
Anonimizzare un proprio esempio di lavoro in modo che un collega non possa più risalire a una persona, e spiegare perché ciò non è ancora una garanzia che i dati siano davvero anonimi.
Stabilire, per una propria attività, se richiede l'aiuto di un assistente, merita un metodo di lavoro fisso, o può essere delegata come serie di passaggi.
Indicare quali decisioni nel proprio lavoro devono essere prese da una persona, e perché.

04 — Per management e direzione

Una mezza giornata di quattro ore

Questa sessione non le insegna a costruire. Le insegna a guidare.

Manager e amministratori non devono imparare a usare l'IA in prima persona. Devono saper prendere decisioni e renderne conto. Per questo non una giornata di esercizi ma una sessione decisionale, per un gruppo da sei a dodici persone: direzione, management, team leader e chi si occupa di privacy, sicurezza e acquisti.

Il programma

Quattro ore, una pausa

0:0030 minuti

1. A che punto siamo

Che cosa succede già nella sua organizzazione, con e senza autorizzazione? Quali licenze ci sono, e vengono usate? Dove stanno le preoccupazioni? Un dialogo, non una presentazione.

Dialogo e ricognizioneRisultato: un quadro iniziale onesto
0:3030 minuti

2. Che cosa l'IA sa e non sa fare, nel linguaggio di chi decide

Come funziona un modello linguistico, perché a volte inventa qualcosa, e perché questa è una questione di qualità e non di tecnologia. Vedere una volta di persona che sbaglia in modo convincente fa più di tre slide.

Spiegazione e dimostrazione dal vivoRisultato: tre livelli di utilizzo, ciascuno con le proprie misure di controllo
1:0050 minuti
3. La mappa delle opportunità

In piccoli gruppi mappa i suoi processi. Dove fa male: attese, ricerche, ricopiature, correzione di errori? Guadagno di tempo e guadagno di qualità li valuta separatamente. Un'attività che non diventa più rapida ma migliore, spesso vale di più.
- Quale forma si adatta: assistenza, un metodo di lavoro fisso, o delega entro limiti
- Che cosa richiede in termini di dati, permessi, IT e formazione
- Un processo poco chiaro non si automatizza. Prima lo si semplifica
Sessione di lavoro in piccoli gruppiRisultato: una mappa delle opportunità dei suoi processi
1:50
Pausa
2:0545 minuti
4. Rischi, obblighi e limiti

Mette sul tavolo tre suoi esempi e li esamina uno per uno. I quadri normativi vengono indicati come qualcosa di cui tiene conto e su cui lavora. Non rilasciamo marchi di qualità né dichiarazioni.
- Il regolamento europeo sull'IA e che cosa significa in pratica l'alfabetizzazione all'IA
- Il GDPR: base giuridica, accordo sul trattamento dei dati, e quando serve l'intervento umano nelle decisioni sulle persone
- Per le organizzazioni pubbliche: il proprio quadro di sicurezza e le regole sulla resilienza digitale
- Sviluppare in proprio, acquistare, prendere in abbonamento o rinunciare, e dove si trovano i suoi dati
Discussione sui rischi su esempi propriRisultato: una lista dei rischi con misura e responsabile
2:5035 minuti

5. Come organizzarlo: il modello operativo su un foglio

Un modello operativo per l'IA non è un sistema che si compra, ma un insieme di accordi che si prendono. Su un foglio indica chi fa che cosa, dove sta il limite, e come sa se funziona. Qui sotto vede i sette elementi.

Sessione di compilazioneRisultato: una prima versione, che poi il suo reparto IT, i suoi giuristi e il suo referente privacy verificano
3:2535 minuti

6. Le prime tre applicazioni, e come coinvolgere le persone

Dalla mappa delle opportunità ne sceglie tre: riconoscibili per molte persone, con un risultato visibile entro poche settimane, con danni limitati se qualcosa va storto, e con un punto chiaro in cui decide una persona. Poi la domanda su cui si arena la maggior parte dei piani: come lo racconta alle persone che dovranno farlo?

Giro di decisioniRisultato: tre applicazioni con un responsabile e una data

Il modello operativo su un foglio

Titolarità: Chi è responsabile dell'insieme, e chi decide che cosa si fa e che cosa no
Ruoli: Chi vigila sulle regole, chi costruisce, chi gestisce le fonti di conoscenza, chi controlla la qualità, chi aiuta i colleghi a partire
Regole del gioco: Quale ambiente è approvato, quali dati sì e quali no, che cosa deve sempre passare da una persona
Qualità: Che cosa significa "verificato" da noi, e chi è responsabile di ciò che l'IA ha prodotto
Registrazione: Che cosa annotiamo quando qualcosa è stato fatto con l'IA ed entra in un fascicolo
Misurazione: Che cosa misuriamo, quando, e come evitiamo di misurare l'affaccendarsi anziché il valore
Ritmo: Quando torniamo a esaminarlo, e chi convoca l'incontro

Una persona può avere più ruoli. Un ruolo è una responsabilità, non una nuova funzione.

Mappa delle opportunità

I suoi processi, con guadagno di tempo e guadagno di qualità valutati separatamente.

Lista dei rischi

Per ogni rischio una misura e un responsabile, e un elenco di ciò che sceglie consapevolmente di non fare.

Modello operativo

Ruoli, regole del gioco, requisito di qualità, che cosa registra, che cosa misura e quando riesamina.

Una decisione

Le prime tre applicazioni, con un responsabile e una data in cui verifica se funziona.

Un racconto per i team

Che cosa dice sui posti di lavoro, che cosa chiede ai responsabili, e come vengono ascoltati gli scettici.

Che cosa non c'è

Un giudizio secondo cui la sua organizzazione soddisfa un qualche requisito. Questa sessione produce decisioni ed elementi di base, non una dichiarazione.

Prima il management, poi i team

I quadri di riferimento ci sono prima che le persone comincino. Adatto se non è ancora stato definito nulla, o se la preoccupa ciò che già oggi avviene senza essere visto.

Prima i team, poi il management

Decide sulla base di esempi reali della sua organizzazione anziché di un'ipotesi. Adatto se l'IA è già in uso.

05 — Il filo conduttore

Ottenere di più da sé

I partecipanti non vengono per l'IA. Vengono perché la loro settimana è piena.

Per questo l'intera giornata ruota attorno a una domanda: quale parte della sua settimana se ne va in lavoro che si può fare più rapidamente o meglio? Quanto si guadagna, dipende dall'attività. Alcune attività diventano soprattutto più rapide, altre soprattutto migliori.

Non lavorare dieci volte più duramente. Togliere l'attrito che si mangia la sua settimana.

Non tutto diventa più rapido. Alcune attività all'inizio diventano perfino più lente, perché ora controlla ciò che prima faceva alla cieca. È un guadagno, non una perdita.

PreparareFarsi preparare un colloquio, una riunione o un fascicolo: l'essenziale estratto, le domande aperte accanto. Lei verifica che l'essenziale sia corretto.
ScrivereUna prima versione nel suo tono, basata sui suoi lavori precedenti. Fatti, scadenze e il tocco finale restano suoi.
RiassumereRidurre documenti lunghi a ciò che le serve, con le azioni messe in evidenza.
CercareTrovare risposte in documenti che fornisce lei, con un riferimento che verifica lei stesso.
AnalizzareOrdinare dati grezzi in un quadro d'insieme. Lei controlla che la conclusione segua i numeri.
ConfrontarsiOrganizzare il contraddittorio: che cosa manca nel mio ragionamento, quali tre obiezioni arriveranno?
Lavoro ripetitivoFissare bene una volta le attività ricorrenti come metodo di lavoro, poi controlli a campione.

Sette abitudini che fanno la differenza

01

Prima la richiesta, poi la tastiera

Chi scrive prima che cosa vuole esattamente, finisce prima.

02

La regola dei tre scambi

La prima risposta non è mai quella definitiva. Affinare due volte, poi verificare.

03

Conservi ciò che funziona

Una richiesta che ha funzionato bene la salva con un nome. Rispiegare tutto ogni volta è tempo sprecato.

04

Mostri all'IA il suo lavoro

Descrivere il proprio stile va bene. Mostrarlo, con i propri testi precedenti, è meglio.

05

Controlli sempre, e sappia che cosa

A ogni attività corrisponde una frase: questo lo verifico io.

06

Il mittente resta lei

Nulla esce senza che lei l'abbia letto. Il suo nome in calce significa che l'ha visto.

La settima: condivida con il suo team ciò che funziona. Un buon metodo di lavoro che conosce solo lei è un metodo a metà.

06 — Dopo la formazione

Affiancamento

Ciò che si impara in un giorno svanisce in fretta se non segue nulla.

Ciò che accade dopo determina se resta. Cinque forme di affiancamento, da scegliere singolarmente e da combinare. L'obiettivo è sempre lo stesso: che la sua organizzazione sappia fare da sé.

01

Mezza giornata di ritorno dopo quattro-sei settimane

Ognuno porta ciò che ha realizzato e ciò che è andato storto. La seconda cosa è la più preziosa: sono i problemi che emergono solo con l'uso reale.

02

Impostazione nel suo ambiente

Da richieste salvate qua e là a un'unica raccolta condivisa di metodi di lavoro, ciascuno con un nome, un responsabile e una data in cui qualcuno lo riesamina.

03

Coaching di un team centrale

Da due a quattro persone che diventano il punto di riferimento. Imparano ad aiutare i colleghi a partire e a valutare se qualcosa è abbastanza buono. Dopo può proseguire senza aiuto esterno.

04

Mettere a terra il modello operativo

Ruoli con i nomi accanto, regole del gioco in linea con le sue policy esistenti, e gli elementi di cui il suo referente privacy e il suo responsabile della sicurezza delle informazioni hanno bisogno per la propria valutazione.

05

Brevi colloqui nei primi mesi

Mezz'ora ogni due settimane, a distanza. Che cosa è stato realizzato, che cosa si blocca, e il piano regge ancora? Meglio saperlo dopo sei settimane che dopo sei mesi.

Che cosa non facciamo

Costruire e poi andarcene

L'obiettivo è che la sua organizzazione sappia fare da sé. Se poi desidera comunque un software su misura o un pacchetto standard, è possibile, ma non è necessario.

07 — In pratica

Preparazione

Che cosa porta con sé, e che cosa organizza prima.

La giornata funziona al meglio con un solo team in cui le persone conoscono il lavoro l'una dell'altra, con il responsabile presente. E soprattutto anche con il collega scettico: è lui a porre le domande utili a tutti gli altri.

Partecipanti: Da 10 a 15 persone di un solo team o reparto, con ruoli misti. Nessuna conoscenza preliminare necessaria.
Lingua: Teniamo la formazione e la sessione per il management in olandese o in inglese.
Il suo lavoro: Tre attività che richiedono molto tempo o danno poca soddisfazione, anonimizzate. Come farlo è spiegato nell'e-mail di preparazione e lo esercita al mattino.
Portatile: Con cui può lavorare nell'ambiente IA approvato dalla sua organizzazione, ad esempio ChatGPT, Copilot o Claude.
Un suo esempio: Preferibilmente una lettera, un verbale o un report di cui è soddisfatto. È il materiale migliore per far adottare all'IA il suo modo di scrivere.

Ambiente IA: Approvato e funzionante per tutti i partecipanti, con i permessi corretti. Nella nostra esperienza è qui che le giornate di formazione perdono più tempo.
Chi è presente: Il responsabile e, se possibile, il responsabile della protezione dei dati o il privacy officer.
Sala: Presso la sua sede, con uno schermo o un proiettore e un wifi funzionante.
Colloquio preliminare: Un breve colloquio in anticipo: quale team, quale ambiente, quali linee guida interne esistono già, e che cosa deve essere dimostrabile al termine.

Vuole sapere come si presenta questa giornata per il suo team?

In un colloquio preliminare di mezz'ora adattiamo al suo lavoro gli esempi, gli accenti del mattino e i turni di pratica.

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Ottenga di più da sé. E dalla sua settimana.