01 — Der Beispieltag

Für Mitarbeitende

Erst verstehen. Dann tun.

Am Vormittag lernen Sie, wie ein KI-Assistent funktioniert, wie Sie ihm einen guten Auftrag geben und was Sie hineingeben dürfen und was nicht. Am Nachmittag nehmen Sie sich Ihre eigenen Aufgaben vor. Etwa ein Fünftel des Tages ist Erklärung. Der Rest ist Demonstration, Üben und Arbeiten an der eigenen Arbeit.

Vormittag: die Grundlagen

08:45 bis 12:30

08:4515 Minuten
Ankommen, Login-Check und Ausgangsmessung

Alle öffnen die KI-Umgebung der eigenen Organisation und füllen eine Karte aus: drei Aufgaben, die viel Zeit kosten, wie oft Sie KI derzeit nutzen, was Sie erwarten und worüber Sie sich Sorgen machen.
- Technik, die nicht funktioniert, klären Sie lieber jetzt als später
- Ohne Ausgangsbild sehen Sie am Ende nicht, was sich verändert hat
In der Hand: Alle sind angemeldet, die Trainerin oder der Trainer weiß, wo die Gruppe steht
09:0090 Minuten
1. Was ein KI-Assistent ist, und was er nicht ist

Ein Sprachmodell sagt jeweils das nächste Stück Text voraus, auf Grundlage sehr vieler gelesener Texte. Es kennt keine Fakten, es kennt Muster. Die Trainerin oder der Trainer zeigt das an einem vertrauten Fall und lässt bewusst einen Fehler stehen. Danach stellen Sie der KI zu zweit drei Fragen, von denen eine eine Fangfrage ist.
- Wie ein Sprachmodell (LLM) funktioniert, in einfacher Sprache
- Was Kontext ist: Es weiß nichts über Ihre Organisation, es sei denn, Sie geben es mit
- Warum es manchmal mit großer Überzeugung etwas erfindet, und wie Sie das erkennen
- Worin es gut ist, und wo es strukturell versagt: Fakten, Quellen, Aktualität und Urteil
ErklärungLive-DemonstrationÜbung zu zweitIn der Hand: je Antwort, wie Sie sie prüfen, und Ihre Aufgabenliste für den Nachmittag
10:30
Pause
10:4555 Minuten
2. Einen guten Auftrag geben

Ein gutes Ergebnis entsteht aus einem Gespräch, nicht aus einer einzigen perfekten Frage. Sie arbeiten Ihre erste eigene Aufgabe mit der Auftragskarte aus: ausfüllen, ausführen, zweimal nachschärfen, prüfen. Danach liest eine Kollegin oder ein Kollege Ihr Ergebnis und sucht darin einen Fehler.
- Die vier Dinge, die fast immer fehlen: was Sie wollen, für wen, welches Material und welche Anforderungen es erfüllen muss
- Warum ein Beispiel mehr bewirkt als eine Erklärung
- Wie Sie die KI Annahmen und Unsicherheiten gesondert benennen lassen
AuftragskarteEigene AufgabeGegenprüfung im TeamIn der Hand: Ihre erste ausgearbeitete Anwendung
11:4050 Minuten
3. Sicher arbeiten: was hinein darf, was nie

Eine Sortierübung zu dritt: erlaubt, nur anonymisiert, nie. Die Gruppe entscheidet zuerst selbst, danach folgt die Auflösung. Anschließend anonymisieren Sie die Eingabe Ihrer nächsten Aufgabe, und eine Kollegin oder ein Kollege versucht, daraus trotzdem eine Person abzuleiten. Anonymisieren verringert das Risiko, beseitigt es aber nicht. Was in welcher Umgebung erlaubt ist, bestimmt Ihre eigene Organisation.
- Personenbezogene Daten, vertrauliche Unterlagen, Passwörter und interne Links
- Warum eine Entscheidung über eine Person grundsätzlich nicht vollständig automatisiert getroffen werden darf, und was die DSGVO (Artikel 22) dazu sagt, mit den Ausnahmen und Schutzvorkehrungen
- Was die KI-Verordnung der EU beim Thema KI-Kompetenz verlangt
- Anweisungen erkennen, die in einem Dokument, einer E-Mail oder einer Website versteckt sind
SortierübungAnonymisieren an eigenem MaterialIn der Hand: ein Merkblatt von einer Seite und eine sichere Eingabe für den Nachmittag
12:30
Mittagspause

Nachmittag: die Praxis

13:15 bis 16:30

13:1545 Minuten
4. Von einzelnen Fragen zu festen Arbeitsweisen

Es gibt drei Arten zu arbeiten: Sie fragen etwas und beurteilen die Antwort, Sie legen eine Arbeitsweise fest, die Sie immer wieder verwenden, oder Sie lassen eine Reihe von Schritten ausführen, innerhalb von Grenzen, die Sie selbst setzen. Zu zweit halten Sie für eine wiederkehrende Aufgabe fest, was die KI tun darf, was ein Mensch tun muss und wann Schluss ist.
- Wann welche Form passt: Eine Aufgabe, die jede Woche wiederkehrt, verdient eine feste Arbeitsweise
- Was Sie festlegen, bevor Sie Arbeit abgeben: Quellen, Grenzen, Freigabe, Protokollierung, Abbruchkriterium
- Ein KI-Betriebsmodell in einfachen Worten: wer nutzt was, welche Aufgaben, wer prüft, was halten wir fest, wer entscheidet
DemonstrationEntwurfsblatt je ZweierteamIn der Hand: ein Blatt mit einem Freigabepunkt, einem Abbruchkriterium und einer verantwortlichen Person
14:0090 Minuten
5. Praxis: Ihre eigene Arbeit

Der Kern des Tages. Zwei Runden von etwa fünfunddreißig Minuten an Ihren eigenen, anonymisierten Aufgaben. Zwischendurch zeigen zwei Teilnehmende ihr Ergebnis: eines, das gelungen ist, und eines, das festgefahren ist. Sich festzufahren ist Lernstoff, kein Scheitern.
- Die eigene Aufgabe zerlegen: welche Schritte, wo steckt die Zeit, was kann jemand anderes übernehmen
- Die eigene Anweisung bauen und ihr einen Namen geben, damit eine Kollegin oder ein Kollege sie morgen ebenfalls nutzen kann
- Gegenseitig das Ergebnis prüfen: Wer etwas erstellt hat, beurteilt die eigene Arbeit schlecht
Zwei ArbeitsrundenZwischenstopp im PlenumGegenprüfung im TeamIn der Hand: drei ausgearbeitete Anwendungen, je Aufgabe mit dem, was Sie selbst prüfen
15:30
Pause
15:4545 Minuten
6. Ab Montag: Vereinbarungen und Aktionsplan

Alle Teilnehmenden erzählen in einer Minute, welche Aufgabe sie ab Montag mit KI erledigen und was sie selbst prüfen. Das Team legt vier Vereinbarungen fest: Was tun wir, was tun wir nicht, wer prüft, und bei wem melden Sie Zweifel. Die Führungskraft liest sie vor und sagt, ob sie sie mitträgt.
- Das Betriebsmodell in seiner kleinsten praktikablen Form: vier Regeln, nicht mehr
- Ein persönlicher Aktionsplan: drei Aufgaben, wann, welcher Kontrollpunkt und worauf Sie in zwei Wochen zurückblicken
- Abschlussmessung, Auswertung und eine Teilnahmebestätigung mit den behandelten Themen (kein Zertifikat)
KurzvorstellungenTeamvereinbarungIn der Hand: eine Vereinbarung auf Papier und ein Aktionsplan pro Person

Ehrlich über die Grenze: Am Tag selbst bauen Sie einen Assistenten und eine wiederverwendbare Anweisung. Das Abgeben einer ganzen Reihe von Schritten entwerfen Sie auf Papier. Das erfordert die Beteiligung Ihrer IT-Organisation und eine Testumgebung, und das passt nicht in einen Schulungstag.

02 — Werkzeug des Tages

Die Auftragskarte

Eine Karte. Zwölf Zeilen. Ein brauchbares Ergebnis.

Viel Enttäuschung mit KI beginnt bei einem vagen Auftrag. Diese Karte nutzen Sie den ganzen Tag und danach jede Woche. Wer zuerst aufschreibt, was er genau haben will, ist schneller fertig.

Rolle: Wem hilft die KI, und in was für einer Organisation
Ziel: Was am Ende vorliegen muss, konkret und mit einer Form
Kontext: Wofür es ist, für wen, und was die Leserin oder der Leser schon weiß
Eingabe: Der Text oder das Dokument, das die KI verwenden darf, anonymisiert
Vorgehen: In welchen Schritten, und zuerst nachfragen, wenn etwas unklar ist
Vorgaben: Verständliche Sprache, nichts hinzufügen, was nicht in der Eingabe steht, keine Namen
Form und Länge: Tabelle, Brief oder Aufzählung, und wie lang
Qualitätskriterien: Woran Sie es später beurteilen
Kontrolle: Markiere alles, was nicht aus der Eingabe stammt, und nenne Annahmen gesondert

03 — Im Anschluss

Was Teilnehmende können

Sieben Dinge, die Sie am Tag selbst sehen können.

Die Ziele sind so formuliert, dass Sie während des Tages feststellen können, ob sie erreicht wurden. Nicht „hat Bekanntschaft gemacht mit“, sondern „kann zeigen, dass“.

In eigenen Worten erklären, was ein Sprachmodell tut und warum es manchmal etwas erfindet, mit einem eigenen Beispiel dazu.
In einer Antwort der KI einen Fehler, eine Annahme oder eine fehlende Quelle aufzeigen und benennen, wie sich das prüfen lässt.
Einen Auftrag mit Ziel, Kontext, Eingabe, Vorgaben und Form aufschreiben und das Ergebnis in wenigen Durchgängen nachschärfen, bis es brauchbar ist.
Sortieren, welche Informationen erlaubt sind, welche nur anonymisiert und welche nie in die KI-Umgebung dürfen.
Ein eigenes Arbeitsbeispiel so anonymisieren, dass eine Kollegin oder ein Kollege daraus keine Person mehr ableiten kann, und erklären, warum das noch keine Garantie dafür ist, dass die Daten wirklich anonym sind.
Für eine eigene Aufgabe bestimmen, ob sie die Hilfe eines Assistenten braucht, eine feste Arbeitsweise verdient oder sich als Reihe von Schritten abgeben lässt.
Benennen, welche Entscheidungen in der eigenen Arbeit von einem Menschen getroffen werden müssen, und warum.

04 — Für Management und Geschäftsführung

Ein Halbtag von vier Stunden

Diese Sitzung lehrt Sie nicht zu bauen. Sie lehrt Sie zu steuern.

Managerinnen, Manager und Führungsgremien müssen die KI nicht selbst bedienen lernen. Sie müssen Entscheidungen treffen und verantworten können. Deshalb kein Übungstag, sondern eine Entscheidungssitzung für sechs bis zwölf Personen: Geschäftsführung, Management, Teamleitungen und die Menschen, die für Datenschutz, Sicherheit und Einkauf zuständig sind.

Das Programm

Vier Stunden, eine Pause

0:0030 Minuten

1. Wo stehen wir heute

Was geschieht in Ihrer Organisation bereits, mit und ohne Erlaubnis? Welche Lizenzen gibt es, und werden sie genutzt? Wo liegen die Sorgen? Ein Gespräch, keine Präsentation.

Gespräch und BestandsaufnahmeErgebnis: ein ehrliches Ausgangsbild
0:3030 Minuten

2. Was KI kann und was nicht, in der Sprache von Entscheidern

Wie ein Sprachmodell funktioniert, warum es manchmal etwas erfindet, und warum das eine Qualitätsfrage ist und keine Technikfrage. Einmal selbst zu sehen, wie es überzeugend danebenliegt, bewirkt mehr als drei Folien.

Erklärung und Live-DemonstrationErgebnis: drei Nutzungsstufen, jede mit eigenen Kontrollmaßnahmen
1:0050 Minuten
3. Die Chancenkarte

In kleinen Gruppen bilden Sie Ihre eigenen Prozesse ab. Wo tut es weh: warten, suchen, abtippen, Fehler beheben? Zeitgewinn und Qualitätsgewinn beurteilen Sie getrennt. Eine Aufgabe, die nicht schneller, aber besser wird, ist oft mehr wert.
- Welche Form passt: Assistenz, eine feste Arbeitsweise oder Abgeben innerhalb von Grenzen
- Was es an Daten, Rechten, IT und Schulung erfordert
- Einen unklaren Prozess automatisieren Sie nicht. Den vereinfachen Sie zuerst
Arbeitssitzung in kleinen GruppenErgebnis: eine Chancenkarte Ihrer eigenen Prozesse
1:50
Pause
2:0545 Minuten
4. Risiken, Pflichten und Grenzen

Sie legen drei eigene Beispiele auf den Tisch und gehen sie durch. Die Rahmenwerke werden als etwas benannt, das Sie berücksichtigen und woran Sie arbeiten. Wir stellen kein Gütesiegel und keine Bescheinigung aus.
- Die KI-Verordnung der EU und was KI-Kompetenz praktisch bedeutet
- Die DSGVO: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag, und wann menschliches Eingreifen bei Entscheidungen über Personen nötig ist
- Für öffentliche Organisationen: der eigene Sicherheitsrahmen und die Regeln zur digitalen Widerstandsfähigkeit
- Selbst bauen, kaufen, mieten oder lassen, und wo Ihre Daten liegen
Risikogespräch an eigenen BeispielenErgebnis: eine Risikoliste mit Maßnahme und verantwortlicher Person
2:5035 Minuten

5. Wie Sie es einrichten: das Betriebsmodell auf einem Blatt

Ein KI-Betriebsmodell ist kein System, das Sie kaufen, sondern ein Satz von Vereinbarungen, die Sie treffen. Auf einem Blatt halten Sie fest, wer was tut, wo die Grenze liegt und woran Sie erkennen, ob es funktioniert. Unten sehen Sie die sieben Bestandteile.

AusfüllsitzungErgebnis: eine erste Fassung, die Ihre eigene IT, Ihre Juristinnen und Juristen und Ihre Datenschutzverantwortlichen danach prüfen
3:2535 Minuten

6. Die ersten drei Anwendungen, und wie Sie die Menschen mitnehmen

Aus der Chancenkarte wählen Sie drei aus: für viele Menschen wiedererkennbar, innerhalb von Wochen sichtbares Ergebnis, begrenzter Schaden, wenn es schiefgeht, und ein klarer Punkt, an dem ein Mensch entscheidet. Danach die Frage, an der die meisten Pläne scheitern: Wie erzählen Sie das den Menschen, die es umsetzen müssen?

EntscheidungsrundeErgebnis: drei Anwendungen mit einer verantwortlichen Person und einem Datum

Das Betriebsmodell auf einem Blatt

Verantwortung: Wer trägt die Verantwortung für das Ganze, und wer entscheidet, was geschieht und was nicht
Rollen: Wer wacht über die Regeln, wer baut, wer pflegt die Wissensquellen, wer prüft die Qualität, wer hilft Kolleginnen und Kollegen auf den Weg
Spielregeln: Welche Umgebung ist freigegeben, welche Daten ja und welche nein, was muss immer durch einen Menschen geschehen
Qualität: Was bedeutet „geprüft“ bei uns, und wer ist verantwortlich für das, was die KI erstellt hat
Festhalten: Was notieren wir, wenn etwas mit KI erstellt wurde und in eine Akte kommt
Messen: Was messen wir, wann, und wie verhindern wir, dass wir Betriebsamkeit messen statt Wert
Rhythmus: Wann sehen wir uns das erneut an, und wer beruft das ein

Eine Person kann mehrere Rollen haben. Eine Rolle ist eine Verantwortung, keine neue Stelle.

Chancenkarte

Ihre eigenen Prozesse, mit Zeitgewinn und Qualitätsgewinn getrennt beurteilt.

Risikoliste

Je Risiko eine Maßnahme und eine verantwortliche Person, und eine Liste dessen, was Sie bewusst nicht tun.

Betriebsmodell

Rollen, Spielregeln, Qualitätsanforderung, was Sie festhalten, was Sie messen und wann Sie zurückblicken.

Eine Entscheidung

Die ersten drei Anwendungen, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum, an dem Sie prüfen, ob es funktioniert.

Eine Geschichte für die Teams

Was Sie über Arbeitsplätze sagen, was Sie von Führungskräften verlangen und wie Skeptikerinnen und Skeptiker gehört werden.

Was nicht vorliegt

Ein Urteil darüber, dass Ihre Organisation irgendeine Anforderung erfüllt. Diese Sitzung liefert Entscheidungen und Bausteine, keine Bescheinigung.

Erst das Management, dann die Teams

Der Rahmen steht, bevor die Menschen beginnen. Geeignet, wenn noch nichts geregelt ist oder wenn Sie sich Sorgen darüber machen, was jetzt schon unbemerkt geschieht.

Erst die Teams, dann das Management

Sie entscheiden auf Grundlage echter Beispiele aus Ihrer eigenen Organisation statt auf Grundlage einer Annahme. Geeignet, wenn KI bereits genutzt wird.

05 — Der rote Faden

Mehr aus sich herausholen

Teilnehmende kommen nicht wegen KI. Sie kommen, weil ihre Woche voll ist.

Deshalb hängt der ganze Tag an einer Frage: Welcher Teil Ihrer Woche geht für Arbeit drauf, die schneller oder besser geht? Wie viel das ausmacht, ist je nach Aufgabe verschieden. Manche Aufgaben werden vor allem schneller, andere vor allem besser.

Nicht zehnmal so hart arbeiten. Die Reibung beseitigen, die Ihre Woche auffrisst.

Nicht alles wird schneller. Manche Aufgaben werden am Anfang sogar langsamer, weil Sie jetzt prüfen, was Sie früher blind getan haben. Das ist Gewinn, kein Verlust.

VorbereitenEin Gespräch, eine Besprechung oder eine Akte vorbereitet bekommen: der Kern heraus, die offenen Fragen dazu. Sie sehen nach, ob der Kern stimmt.
SchreibenEine erste Fassung in Ihrem eigenen Ton, auf Grundlage Ihrer eigenen früheren Arbeit. Fakten, Fristen und der letzte Schliff bleiben bei Ihnen.
ZusammenfassenLange Unterlagen auf das reduzieren, was Sie brauchen, mit hervorgehobenen Aktionen.
SuchenAntworten in Unterlagen finden, die Sie selbst mitgeben, mit einem Verweis dazu, den Sie selbst nachprüfen.
AnalysierenRohdaten zu einer Übersicht ordnen. Sie prüfen, ob die Schlussfolgerung den Zahlen folgt.
SparringWiderspruch organisieren: Was fehlt in meiner Argumentation, welche drei Einwände kommen?
Wiederkehrende ArbeitWiederkehrende Aufgaben einmal sauber als Arbeitsweise festhalten, danach Stichproben.

Sieben Gewohnheiten, die den Unterschied machen

01

Erst der Auftrag, dann das Tippen

Wer zuerst aufschreibt, was er genau haben will, ist schneller fertig.

02

Die Regel der drei Durchgänge

Die erste Antwort ist nie die endgültige Antwort. Zweimal nachschärfen, dann prüfen.

03

Bewahren Sie auf, was funktioniert

Einen Auftrag, der gut funktioniert hat, speichern Sie unter einem Namen. Jedes Mal neu zu erklären ist verschwendete Zeit.

04

Zeigen Sie der KI Ihre Arbeit

Beschreiben, wie Sie klingen, ist gut. Zeigen, wie Sie klingen, mit Ihren eigenen früheren Texten, ist besser.

05

Immer prüfen, und wissen, worauf

Zu jeder Aufgabe gehört ein Satz: Das sehe ich selbst nach.

06

Sie bleiben der Absender

Nichts geht hinaus, ohne dass Sie es gelesen haben. Ihr Name darunter bedeutet, dass Sie es gesehen haben.

Die siebte: Teilen Sie, was funktioniert, mit Ihrem Team. Eine gute Arbeitsweise, die nur Sie kennen, ist eine halbe Arbeitsweise.

06 — Nach der Schulung

Begleitung

Was Sie an einem Tag lernen, verblasst schnell, wenn nichts darauf folgt.

Was danach geschieht, entscheidet, ob es bleibt. Fünf Formen der Begleitung, einzeln wählbar und kombinierbar. Das Ziel ist immer dasselbe: dass Ihre Organisation es selbst kann.

01

Folgetermin nach vier bis sechs Wochen

Alle bringen mit, was sie erstellt haben und was schiefgegangen ist. Das Zweite ist am wertvollsten: Es sind die Probleme, die erst bei echter Nutzung entstehen.

02

Einrichten in Ihrer eigenen Umgebung

Von einzeln gespeicherten Aufträgen zu einer gemeinsamen Sammlung von Arbeitsweisen, jede mit einem Namen, einer verantwortlichen Person und einem Datum, an dem jemand sie durchsieht.

03

Coaching eines Kernteams

Zwei bis vier Personen, die zur Anlaufstelle werden. Sie lernen, Kolleginnen und Kollegen auf den Weg zu helfen und zu beurteilen, ob etwas gut genug ist. Danach können Sie ohne externe Hilfe weitermachen.

04

Das Betriebsmodell verankern

Rollen mit Namen dazu, Spielregeln, die an Ihre bestehenden Richtlinien anschließen, und die Bausteine, die Ihre Verantwortlichen für Datenschutz und Informationssicherheit für ihre eigene Beurteilung brauchen.

05

Kurze Gespräche in den ersten Monaten

Alle zwei Wochen eine halbe Stunde, aus der Ferne. Was wurde erstellt, was hakt, und stimmt der Plan noch? Das wissen Sie lieber nach sechs Wochen als nach einem halben Jahr.

Was wir nicht tun

Bauen und dann gehen

Das Ziel ist, dass Ihre Organisation es selbst kann. Möchten Sie danach doch Software nach Maß oder ein Standardpaket, ist das möglich, aber es muss nicht sein.

07 — Praktisches

Vorbereitung

Was Sie mitbringen, und was Sie vorab regeln.

Der Tag funktioniert am besten mit einem Team, dessen Mitglieder die Arbeit der anderen kennen, und mit der Führungskraft dabei. Und vor allem auch mit der skeptischen Kollegin oder dem skeptischen Kollegen: Sie stellen die Fragen, von denen alle anderen etwas haben.

Teilnehmende: 10 bis 15 Personen aus einem Team oder einer Abteilung, gemischte Rollen. Keine Vorkenntnisse nötig.
Sprache: Wir führen die Schulung und die Management-Sitzung auf Niederländisch oder auf Englisch durch.
Eigene Arbeit: Drei Aufgaben, die viel Zeit kosten oder wenig Befriedigung geben, anonymisiert. Wie Sie das tun, steht in der Vorbereitungsmail, und Sie üben es am Vormittag.
Laptop: Mit dem Sie in der freigegebenen KI-Umgebung Ihrer Organisation arbeiten können, zum Beispiel ChatGPT, Copilot oder Claude.
Eigenes Beispiel: Am besten ein Brief, ein Protokoll oder ein Bericht, mit dem Sie zufrieden sind. Das ist das beste Material, damit die KI Ihre Art zu schreiben übernimmt.

KI-Umgebung: Freigegeben und funktionsfähig für alle Teilnehmenden, mit den richtigen Rechten. Hier verlieren Schulungstage nach unserer Erfahrung die meiste Zeit.
Wer dabei ist: Die Führungskraft und, wenn möglich, die oder der Datenschutzbeauftragte bzw. Privacy Officer.
Raum: Bei Ihnen vor Ort, mit einem Bildschirm oder Beamer und funktionierendem WLAN.
Vorgespräch: Ein kurzes Gespräch vorab: welches Team, welche Umgebung, welche eigenen Richtlinien es bereits gibt und was im Anschluss nachweisbar sein muss.

Neugierig, wie dieser Tag für Ihr Team aussieht?

In einem halbstündigen Vorgespräch stimmen wir die Beispiele, die Schwerpunkte am Vormittag und die Praxisrunden auf Ihre eigene Arbeit ab.

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